従業員番号のない会社、あるいは、わたし達の社会のアキレス腱について

その国には、住所というものがなかった。住所表記の仕組みがないので、場所を伝える時は、X市場の前とか、XXホテルの東隣3軒目というしかない。誰かに郵便を出すには、市の名前を書いて、あとは私書箱(PO Box)の番号をつける。だから誰もが、郵便を自分で取りに行くことになる。

その国の名前を、サウジアラビアという。初めて行った時には、ずいぶん奇妙に思えた。だが、毎日の生活は、普通に行われている。最近は、いくつかの市では通りの名前と番号による、欧米式の表記もされているようだ。だが、全国的ではない。カーナビがどうなっているのか、わたしは知らない。

そんなのはごく特殊で例外的な事例だ、と思われるかもしれない。のんびりしたアラブの途上国の、それも国土の大半が砂漠である国の特殊事情だろう、と。多くの日本人は、そんな風に思うかもしれない(現実のサウジはG20のメンバーで大国だが)。

さて。

その会社には従業員番号がなかった。すべては氏名でリスト化していた。

給与台帳も姓名の五十音順だった。部署の配属も昇進も、人事管理はすべて名前ベースで管理していた。PCのログインも自分の名前だ。

こんな運営している会社は、同姓同名がいたらどうするのか、結婚して苗字が変わったらどうするのか、と、はたで余計な心配をしたくなるだろう。

そんな企業はないって? 零細企業以外はありえない? では、先に進もう。

その会社には、製品番号がなかった。製品はつねに、製品の名前と仕様(の略号)でよばれた。注文書も、製品名ベースで営業部から製造に渡された。出荷伝票も請求書も同様。半期に一度の製販予算会議には、製品名がズラリと表に並んだ。

製品カタログはないのか? あっても、顧客はどう注文を入れるのか。また、仕様を少しだけ変更したくなったらどうするのか。よく注意書きにある「予告なく仕様を変更」の類いである。あるいは製品名を変えたくなったら? そうでなくても、長い名前だったら、入力だって不便だし、間違えやすいはずだ。
だからたいていの(まともな)企業なら、製品に管理番号をつけて、「製品マスタ」を作成する。製品に関する情報の台帳である。その台帳を見れば、重要な情報は、全て分かる。それは皆が共有していて、何か変更があったら、全員が共有できる。各人が勝手にメモを持って歩いているのではない。

製品番号がない企業なんて存在しないって? 今どき、よほどの零細企業でなければ、そうか。でも、もう少し先に進もう。

その会社には、取引先リストがなかった。つまり、顧客のリストだ。取引先は、企業であれ、個人であれ、すべて名前で区別していた。同じ名前の時は、住所を参考にして区別した。

これが不便なのは、いうまでもないだろう。

会社は勝手に合併したり、分社化したり、移転したりする。大きな企業だと、事業所ごとに別々に取引が発生する。さらに厄介なのは、代理店の存在だ。実際の納入先と、金銭の支払者が異なったりする。物流と商流のズレという現象である。取引先とは与信管理もしなければならない。あまり貸し売りをしすぎて、貸し倒れになったりするリスクを避けたいからだ。

取引先にどんなコードをつけて整理したらいいかは、悩ましい問題だ。でも、お金の取りっぱぐれがあってはこまるから、やはり普通はなんらかの会社コードをふって、リスト化する。していなかったら、奇妙だ。そう、思われるだろう。

でも、そうだろうか。まあいい、もう一歩だけ、先に進ませていただく。

その会社には、資材に品目番号(部品番号)がなかった。

設計部門は、製品組立図を作り、部品図に展開し数量を拾って、仕様とリストを資材に渡す。資材購買部門は、そのリストと図面を見比べながら、「30φの真鍮の丸棒」「シールXY123相当品」といった調子の、業界内なら常識的に通じそうな記述で、注文を出していた。受け入れた資材は、担当者が、どこの場所に置いたか記憶する。

こういう会社は、実は案外多い。結構な大手でさえ、見かけたことがある。

こんなやり方が非効率なことは、考えれば明らかだ。資材台帳がないから、何を合計いくつ買ったか、よく分からない。保管場所も、各人の記憶に頼っている。つまり、まともな在庫管理ができないということだ。

それでも通用する工場があるのは、そうした品目がすべて都度手配品で、あまり在庫が残らないような生産形態の時だ。いいかえると、個別受注生産では、これでも、かろうじて回っていく。ただ、とても属人的だから、担当者が辞めたら何がどうなっているのか、訳が分からなくなる。

まあ、ここまで極端でなくても、品目コードのかわりに、部品の図面番号(図番)で代用する会社は案外、多い。これができるためには、各部品に一品一葉の図面を起こしていることが、条件になる。一品一葉の図面は、良い習慣だ。だが、工場の製造工程を考えると、図番だけでは不便であることに気づく。同型だが材質違いの部品はどうするのか。あるいは、加工段階を追って、表面処理や熱処理が進んでいく部品はどうするのか。

いや、ウチの工場は、ちゃんと加工段階を区別できるように、品目コードをつけている、という企業もあるだろう。だが、たとえば、設計部門と工場が、同じモノを別のコードで呼んでいる場合は、けっこうある。設計部品表(E-BOM)と、製造部品表(M-BOM)が、乖離しているようなケースだ。この悩みは、あちこちで聞く。

中には、E-BOMとM-BOMの品目コードの対照表をつくって、ITシステムで読み替え処理をしているところもある。その対照表は、いつ、誰がメンテするのか。その表の品質は、誰がどうやって担保するのか。まことにご苦労様である。

マテリアル(品目)にコードをとり、台帳を作るのは、正確な情報を共有するためだ。個人の記憶のかわりに台帳があれば、仕事の品質も生産性も上がるのは、明らかだろう。だが、異なる部署で違うコードを使っていたら、それは情報を共有することになるのだろうか。

マテリアルには全社共通のコードはないが、取引先コードはある。そういう会社もあるかもしれない。だが、よくよく調べると、案外問題があったりする。たとえば、顧客コードと、業者コードと、振込先コードが、別々の体系になっているケースはないだろうか? 同一の企業が顧客でもあり仕入れ先でもあるケースは、ときどき生じる。だが、受注業務と、発注業務と、支払い業務とで、別々のコード体系を使い、同一の事業所を別々のコードで呼んでいる。おかしくないだろうか?

それでも製品コードはさすがに、普通の会社はもっている。だが、国内用と輸出用で、仕様が違うのに、同じ製品コードがつけられたりしている。部品表は、どう作って維持しているのだろう。社内の部署間では共通、業務でも共通、だが国が違うと別物、という訳だ。同じコードで別物を差すというのは、言い方を変えると、コードに重複があるということだ。

そして、従業員番号である。授業員番号のない企業は、珍しい。どこでもたぶん、持っている。部門間でも、全業務でも、共通だろう。だが、その番号は、親会社・子会社を通じて、グループ内でユニーク(一意)だろうか? 

よくあるのは、新しく海外子会社を作った。そこの人事系の仕組みは、親会社のやり方をそっくり真似た。従業員番号の桁数やコード体系も、そのまま真似た。おかげで、親子間でコードが重複してしまう、という問題だ。当然、同一企業グループ内で、そこに属する従業員全体の台帳が存在しない(作れない)ことになる。系列内で、人が異動や転籍になったら、どうするのか。こういう発想の企業は、グループ全体の人材については、ケアしません、といっているのに等しいではないか。

ITエンジニアは良く知っていることだが、コードというのは、たとえ1万件のデータの中にたった一つでも重複があれば、それは識別キーとして使えないのだ。つまり、それを頼りに、マスタは構築できない。だからこそ、コード体系をどうとるのかが、データの収集と同じくらい、大切な技術になるのだ。

コード体系の設計が技術であるという認識が、そもそもわたし達の社会では、とても薄い。これが、ITリテラシーの低さ、情弱社会を象徴している。ITリテラシーというのは、何もパソコンソフトを上手に使えるというような事ではない。そんな陳腐化しやすいスキルを学校で教えて、何が得られるのかと、わたしは思う。

それより、コード化の大事さ、コード設計の基本、データの体系化と分析の重要性を教える方が、ずっと社会のためになる。ここが、わたし達の社会のアキレス腱だからだ。

何かをコントロールしたかったら、コードをつけて、整理する。そしてリスト化し、台帳を作って、皆で共有する。コードは部門にも、業務にも、国にも、資本関係にも依存せず、いつもユニークである。そうしたことは常識であり、生産性の基本だと思うのだ。

サウジアラビアに住居表示がないのは、理由がある。あの国には今でも、結構な人口のベドウィン(ラクダ遊牧民)がいるのだ。遊牧民には、固定した住所がない。テントを持って、土地から土地へと移動する。だから連絡を取りたかったら、どこか決まったオアシス(現代なら郵便局)に手紙を預けておくしかないのだ。そういう国では、私書箱の番号がアドレスのキーになるのは、当然だ。

わたし達の社会は、少し違う。わたし達は、いろんな事がいやに固定的なくせに、数字や番号やデータには無頓着な社会に、生きている。その生きにくさの一部、生産性の低さのある部分は、ちゃんと整理番号をとって情報を共有できていないことから、生じている。わたし達はもっと、コード化に関するリテラシー、データに対するインテリジェンスの高い社会に、なるべきなのだ。


<関連エントリ>
 →「意味無しコードのすすめ」 https://brevis.exblog.jp/2615881/ (2006-01-29)

by Tomoichi_Sato | 2018-10-19 00:24 | ビジネス | Comments(0)
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