時間の量から時間の質へ

自分はどちらかというと夜型の人間である。こうして、サイトにアップする文章を書いているのも夜のことが多い。まわりが暗くなり、あたりが寝静まって、音も光もレベルを落としたときが一番、思考に集中できる。以前、『静寂の価値』(「考えるヒント」2004/08/20)にも書いたが、雑音に囲まれBGMをかけながら数式や文章をひねったりするなど、まったくできない。

私の場合、朝一番にその日の仕事のTo Doリストを見ながら段取りと手順を考える(最近はこうした時間管理術の基本を「パーソナルPM」などと呼ぶ人もいるようだ)。その際、込み入った文章をつくる作業はどうしても夕方以降にスケジューリングすることになる。最近は以前より早めに出勤する習慣にかえたが、だからといって朝一番に頭が集中できる訳でもないところがつらい。夕方から用事や会合がある日の多い週は、成果物がなかなか上がらないことになる。だから、私の場合、集中できる夕方から夜の時間をいかに確保できるかが、仕事の能率を左右するわけだ。

それで、昼間は何をするかというと、いわゆる“管理”をしている。これは幸いにも、中間管理職という種類の動物には、いくらでもついて回るような仕組みになっている。プログレス・レポートの数字を集計したり、ミーティングの議事録を整理したり、出張承認をしたり、部下の設計書に些細なミスを見つけてインネンをつけたりといった、高邁ではあるがあまり集中力のいらない軽微な労働である(ジョーダンですよ社長。本気にしないでください^^;)。

しかし、管理職になる以前、すなわち会社の付加価値にもう少し直接的貢献をしていた時代には、昼間も仕様書や設計計算の仕事をしていた。そして、生産性は当然ながら夜間の集中時よりもずっと落ちていた。周囲の雑音や大声が障害になる。なにより、昼間は仕事への割り込みが多い。上司に呼ばれたり電話がかかってきたり。少し能率が上がってきたところで、すぐスローダウンしてしまう。

私の勤務する業界では、仕事量を計る基準として、マンナワー(Man-hour、人時)を使う習わしだ。むろん人日や人月ではかる業界もある。いずれの単位を取るにせよ、人数と時間の積は、人件費コストを算出する指標としては適当だろうが、仕事量の尺度としてはまったく不適当だ。それは、昼間だと2時間かかるフロー図の作成が、夜だと1時間以内でできてしまうことからも明らかだ。ましてや、集団の仕事においてはミス・リーディングでさえある。

あるまとまったプロジェクトが、5人がかりで12ヶ月、つまり60人月かかる、と仮定しよう。この仕事は、倍の10人を投入すれば6ヶ月でおわるだろうか。60人投入すれば一月で、1,800人投入すれば1日で済むか? むろん、そんなバカなことはない。人月という「量としての時間」だけでは、開始から終了までの期間という「線という時間」は出てこないのだ。では、その両者をつなぐ物は何なのか?

その答えは、「並列性」と「タスク集中度」である。並列性とは、その仕事を細かく分けて同時並行に進められる程度である(コンピュータ・アルゴリズムの世界における並列性の概念を思い出せばいい)。たとえば100通の封筒に宛名と切手を貼る仕事は、1人でやるより2人でやる方が2倍効率が良い。他の担当者と関わりなく、各自が進められるからだ。しかし、100枚のタイルに絵を描いて、大きな壁画をつくる仕事では、完全に人数に比例して効率は上がらない。どうしても他人とのインタフェースが発生するからだ。まして、ブロックを下から順に100枚積む仕事となると、並列性はさらに損なわれる。

リソースを追加投入してタスクの期間を短縮することを、PMBOK Guideでは「クラッシング」と呼ぶ。クラッシングが可能になるためには、そのタスクの並列性が高くなくてはならない。一般に力仕事の方が並列性は高い。仕事に内部構造があって、相互の連関性や依存性が高いほど、クラッシングはききにくくなる。システム設計はその典型だろう。

もう一つのポイントである「タスク集中度」は、どれだけ連続した時間を一つのタスクに集中できるかである。“集中”には二重の意味があって、雑音抜きで精神集中できる時間、という面と、複数案件のかけもちをせずに一つの仕事に専念する、という面がある。いずれも、とくに思考を要するタスクにおいて重要である。逆に言うと、ある仕事が50時間を必要とするというときは、それは「連続して集中できる50時間」が必要だ、と意識して使うべきなのだ。細切れな1時間を50回足しても、それは50時間にはならない。それが質のある時間ということである。

時間の量だけでなく時間の質を問題にしたければ、割り込みを許して時間を細切れにしてはいけない。そのためには、直近の予定は固定する必要がある。そして、自分自身を予約してしまうことだ。サラリーマンの場合、これは自分一人の努力だけではなかなか勝ち取れないだろう。だから私は、朝一番にTo Doリストを見て一日のパーソナル・スケジューリングをすることを皆にすすめるのだ。ほんのわずかな時間である。整流のために時間を取らないことが忙しさの原因だということに、みんな早く気づくべきだろう。
by Tomoichi_Sato | 2007-04-19 23:38 | 時間管理術 | Comments(0)
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